Personvernerklæringen følger bestemmelsene i lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven). Med personopplysning forstås opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson.
Informasjon om behandling av personopplysninger
Vi innhenter opplysninger om deg som medlem i offentlige tjenestepensjonsordninger:
- Fra deg innhenter vi opplysninger om fødselsnr, navn, adresse, lønn, stilling, arbeidssted, bankkonto, telefon, epost, sivilstand, barn, medlemstid i andre ordninger og helseopplysninger. Formålet er kundeadministrasjon og gjennomføring av pensjonsavtalen som din arbeidsgiver har tegnet for deg i BKP. Behandlingsgrunnlaget vårt er å oppfylle en avtale som du er part i, og vi lagrer opplysningene så lenge du mottar pensjonsutbetaling eller har rettigheter i ditt medlemskap hos oss. For helseopplysninger er behandlingsgrunnlaget skriftlig samtykke fra deg og de lagres så lenge det anses nødvendig i henhold til dine rettigheter i medlemskapet hos oss.
- Fra din arbeidsgiver innhenter vi opplysninger om fødselsnr, navn, adresse, lønn, stilling, arbeidssted. Formålet er kundeadministrasjon og gjennomføring av pensjonsavtalen som din arbeidsgiver har tegnet for deg i BKP. Behandlingsgrunnlaget vårt er å oppfylle en avtale som du er part i, og vi lagrer opplysningene så lenge du mottar pensjonsutbetaling eller har rettigheter i ditt medlemskap hos oss.
- Fra NAV innhenter vi folketrygdopplysninger for å samordne tjenestepensjonen og for å simulere forventet pensjonsutbetaling dersom du ber oss om det. Behandlingsgrunnlaget vårt er å oppfylle en avtale som du er part i, og lagringsperioden er så lenge du mottar pensjonsutbetaling eller har rettigheter i ditt medlemskap hos oss. Ved søknad om uføreytelse innhentes helseopplysninger og behandlingsgrunnlaget er skriftlig samtykke fra deg. Helseopplysningene lagres så lenge det anses nødvendig i henhold til dine rettigheter i medlemskapet hos oss.
- Fra andre pensjonsleverandører, innhenter vi opplysninger om pensjonsrettigheter som du har opptjent hos disse, for å medregne all medlemstid. Behandlingsgrunnlaget vårt er å oppfylle en avtale som du er part i og opplysningene lagres så lenge du mottar pensjonsutbetaling eller har rettigheter i ditt medlemskap hos oss.
- Fra fastlege, sykehus mv. innhenter vi helseopplysninger for å vurdere rett til pensjon. Behandlingsgrunnlaget er skriftlig samtykke. Helseopplysningene lagres så lenge det anses nødvendig i henhold til dine rettigheter i medlemskapet hos oss.
- Fra Skatteetaten innhenter vi skatteopplysninger for å foreta korrekt skattetrekk i pensjon. Det innhentes også inntektsopplysninger for å sammenligne innberettet lønn og faktisk lønn i forbindelse med etteroppgjør. Behandlingsgrunnlaget vårt er å oppfylle en rettslig forpliktelse og avtalen som du er part i. Inntektsopplysningene lagres så lenge du mottar pensjonsutbetaling eller har pensjonsrettigheter i ditt medlemskap. Skatteopplysningene lagres i tråd med bokføringsloven og arkivloven.
- Fra Folkeregisteret innhenter vi fødselsnr, navn, adresseopplysninger, sivilstand, ektefelle, opplysninger om barn under 18 år og opplysninger om dødsbo. Formålet er ajourhold av kontaktopplysninger for å gi informasjon om rettigheter i medlemskapet. Behandlings-grunnlaget vårt er å gjennomføre forsikringsavtalen og at vi har en berettiget interesse i behandlingen. Vi lagrer nødvendige opplysninger så lenge det er pensjonsutbetaling eller rettigheter medlemskapet.
- Fra Kontakt og reservasjonsregisteret (KRR) henter vi din e-post adresse. Formålet er elektronisk kommunikasjon i medlemsportalen hvor du får viktig informasjon om ditt medlemskap og rettigheter i tjenestepensjonsordningen. Behandlingsgrunnlaget er å oppfylle en avtale du er part i. Vi lagrer nødvendige opplysninger så lenge det er pensjonsutbetaling eller rettigheter medlemskapet.
- Ved lån oppbevarer vi fødselsnr, navn, adresse, lønn og kredittopplysninger. Formålet er å dokumentere vilkår for tilståelse av lån.. Behandlingsgrunnlaget vårt er å oppfylle en avtale du er part i og samtykke. Opplysningene lagres til lånet er innfridd. Låneordningen opphørte fra 2024 og opplysningene som oppbevares gjelder eksisterende lån.
- Gjennom innlogging i medlemsportalen på våre nettsider behandler BKP medlemmers IP-adresse. Formålet er å gi tilgang til bruk av nettsiden og logging ved IT revisjon. Behandlingsgrunnlaget er at vi har en berettiget interesse i behandlingen. Opplysningene slettes automatisk etter 1 år.
- Ved søknad om jobb hos BKP vil vi i forbindelse med rekruttering innhente kontaktopplysninger, informasjon om alder, utdanning og arbeidserfaring. Formålet er å vurdere jobbsøknaden i forhold til stillingsutlysning. Behandlingsgrunnlaget er samtykke. Opplysningene oppbevares så lenge det er nødvendig. Søknader gjennom finn.no slettes automatisk etter 1 år.
- BKP bruker e-post og telefon i det daglige arbeidet. Opplysninger som fremkommer registreres i aktuelt kundesystem. E-post brukes også i dialog med eksterne kontakter. Formålet er å følge besvare henvendelser og følge opp saker. Opplysninger oppbevares så lenge de er nødvendige. Telefonlogg slettes etter 6 mnd. Sensitive opplysninger skal ikke sendes med e-post.
I tilfeller der vi innhenter informasjon om deg fra andre utover hva som er angitt i denne personvernerklæringen, vil du bli informert om dette. Unntak fra dette gjelder der innsamlingen av opplysningene uttrykkelig er fastsatt i lov, varsling er umulig eller uforholdsmessig vanskelig eller du allerede kjenner til at vi henter inn informasjonen og hva vi skal bruke denne til. Dersom personopplysninger som er nødvendig for å oppfylle en avtale du er part i ikke gis til oss, er det ikke sikkert vi vil ha mulighet til å oppfylle våre forpliktelser.
Dine rettigheter
Innsyn
Du har rett til å få informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler og hvordan vi behandler dem. Det er viktig at opplysningene vi har om deg er riktige og at de er nødvendige for å iverksette avtalen vi har inngått og gi deg god service.
Retting
Du kan kreve at vi korrigerer personopplysninger som er feil eller unøyaktige. Korrigeringer skal gjøres så snart som mulig.
Sletting
Opplysninger skal slettes når de ikke er lenger nødvendig for å oppnå formålet med behandlingen. Det samme gjelder om et samtykke er trukket tilbake og det ikke finnes et annet rettslig grunnlag for behandlingen. Sletting skal også skje når den registrerte har fremsatt en berettiget innsigelse, og dersom behandlingen er ulovlig.
Sletteplikten gjelder ikke når opplysninger er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse.
Det samme gjelder i tilfeller der det foreligger arkivformål i allmennhetens interesse, historisk forskning eller statistiske formål, forutsatt at sletting vil gjøre umulig eller i alvorlig grad hindre at formålet med behandlingen oppnås.
Begrensing av behandling av personopplysninger
Du kan ha krav på begrensning av behandling av personopplysninger, som innebærer at vi ikke vil behandle personopplysningene dine utover å lagre dem. Dette kan for eksempel være;
- hvis du mener personopplysningene er unøyaktige, kan behandlingen begrenses i en periode slik at BKP kan kontrollere om personopplysningene er riktige
- behandlingen er ulovlig, men du motsetter seg sletting og krever isteden at de kun lagres
- BKP trenger ikke lenger opplysningene til formålet med behandlingen, men den du har behov for opplysningene for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav og ønsker derfor at de lagres
- du har protestert på behandlingen og avventer tilbakemelding på klagen
Dataportabilitet
Du har rett til å få dine personopplysninger hos oss overført til deg selv eller til en tredjepart i et maskinlesbart format dersom
- behandlingen baserer seg på samtykke,
- behandlingen baserer seg på en avtale, og
- behandlingen utføres automatisk
Innsigelsesrett
Du har rett til å protestere mot behandling der personopplysninger brukes for å ivareta en oppgave for samfunnets interesse, utøve offentlig myndighet, ivareta dine interesser. Brukes personopplysningene i forbindelse med direkte markedsføring kan du protestere mot behandlingen slik at behandlingen opphører.
Samtykke
Vi innhenter som hovedregel kun samtykke for behandling av personopplysninger dersom vi ikke har andre behandlingsgrunnlag, og dette vil alltid være frivillig.
Tilbaketrekking av tidligere gitt samtykke
Du kan når som helst trekke tilbake eventuelle samtykker du har avgitt i forbindelse med vår behandling av dine personopplysninger uten at det har konsekvenser for din rett på pensjonsutbetalinger. Dette kan gjøres ved å kontakte BKP på pensjonskassen@bergenbkp.no eller ringe oss på 55 54 65 50.
Automatiserte avgjørelser
BKP utvikler prosesser ved digitalisering og automatisering for bedre og mer effektive tjenester. Vi har automatiserte prosesser ved opphør barnetillegg (når barnet fyller 18 år), ved overgang fra AFP 62 år til AFP 65 år og ved overgang fra AFP 65 år til alderspensjon.
Overføring av opplysninger til land utenfor EU/EØS (tredjestater)
BKP behandler i hovedsak personopplysninger innenfor EU/EØS. I noen tilfeller som gjelder IKT-tjenester kan personopplysninger overføres til land utenfor EU/EØS. Vi vil da sikre at personvernet blir godt ivaretatt og at overføring skjer i samsvar med gjeldende personvernregelverk for internasjonale overføringer. Du kan finne informasjon om dette regelverket på datatilsynet.no.
Tidsfrister
Krav og forespørsler vedrørende dine personopplysninger besvares av Bergen kommunale pensjonskasse senest innen 2 uker.
Utlevering av personopplysninger til andre
BKP overfører personopplysninger til andre offentlige tjenestepensjonsordninger som du har medlemskap i (for eksempel statens pensjonskasse, KLP eller andre pensjonskasser). Vi overfører også personopplysninger til Nav. Personopplysningene overføres til disse for å kunne foreta samordning og refusjon av pensjoner etter samordningsloven og overføringsavtalen (avtale om overføring og samordning av pensjonsrettigheter).
BKP sender opplysninger om navn og e-post til analysebyrå for brukertilfredsundersøkelser. Formålet er å forbedre våre tjenester til våre medlemmer. E-post hentes fra Kontakt og reservasjonsregisteret (KRR). Behandlingsgrunnlaget er at vi har en berettiget interesse i behandlingen. Opplysningene slettes innen 3 mnd. etter at undersøkelsen er sluttført.
Databehandlere
BKP bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. Vi benytter oss av databehandlere gjennom IT-systemer, til aktuarberegninger, saksbehandling og kredittvurdering ved lånesøknader.
I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta dine rettigheter etter denne erklæringen og personvernregelverket, samt informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen.
Informasjonskapsler og analyseverktøy
BKP benytter Google Analytics for å samle inn informasjon om antall besøk på våre nettsider, hvilke sider som blir besøkt og lignende. Vi bruker denne informasjonen til å analysere bruken av våre nettsider og for å forbedre kvaliteten på sidene. Informasjonen inneholder ikke identifiserbare personlige opplysninger. Mer om personvern hos Google Analytics.
BKP bruker informasjonskapsler (cookies) på nettsidene for at besøksstatistikken vår skal være pålitelig og for å øke funksjonaliteten på våre nettsider. En informasjonskapsel er en liten tekstfil som blir lagret på din datamaskin av sidene du besøker. Informasjonen her blir ikke tilgjengelig for andre sider. Gjennom innstillinger i nettleseren din kan du kontrollere hvorvidt du vil akseptere cookies. Dersom du ønsker at nettleseren din ikke skal utlevere informasjon om din web-adferd, kan du endre innstillingene i din nettleser.